miércoles, 26 de septiembre de 2012

Diagramas de flujo


Definición
Un diagrama de flujo es la representación gráfica de un proceso.

Importancia de los diagramas de flujo
· Útiles para comprender, estudiar o mejorar un proceso
· Permiten verificar si la distribución del trabajo está equilibrada
· Contribuyen al mejoramiento de la comunicación de los cargos
· Valiosos para la formación y entrenamiento del nuevo personal
· Potencian mejoras del proceso en costo, tiempo y relaciones

Símbolos utilizados para elaborar diagramas de flujo
Los símbolos que se utilizan para graficar diagramas de flujo se someten a un proceso de normalización para que su interpretación sea universal. Al estandarizar el uso de estos símbolos, se busca evitar que diferentes usuarios u organizaciones hagan uso de sus propios símbolos para representar procesos.

No obstante, la simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es variable y seleccionada según el criterio de cada organización. En este contexto, diversos organismos han establecido diferentes tipos de simbologías para graficar diagramas de flujo, siendo las más reconocidas y utilizadas las siguientes:

1. American Society of Mechanical Enginners (ASME)
La Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos, desarrolló una propuesta que, a pesar de la amplia aceptación, es limitada para el trabajo de diagramación administrativa.

2. American National Standard Institute (ANSI)
El Instituto Nacional de Normalización Estadounidense, propuso una simbología que se emplea en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos -EDP- con el propósito de representar los flujos de información. De esta propuesta se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de diagramas de flujo en la diagramación administrativa.

3. International Organization for Standardization (ISO)
La Organización Internacional para la Normalización, establece un tipo de simbología para diseñar diagramas de flujo enfocados a la Gestión de la Calidad Institucional, que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad que esté orientada a la producción de bienes o servicios.

4. Instituto Alemán de Normalización (DIN)
Establece un tipo de simbología para diseñar diagramas de flujo igualmente enfocados al tema de calidad.


Pasos para la diagramación de un proceso empleando diagramas de flujo

  1. Identificar el nombre del proceso
  2. Listar las tareas del proceso en secuencia temporal
  3. Documentar cada tarea del proceso mediante los cuestionamientos:
·             ¿Existen entradas para la tarea? Elegir el símbolo apropiado para representarlas
·             ¿Existen salidas resultantes de la tarea? Elegir el símbolo apropiado para representarlas
·             ¿Cuál es la tarea que sigue? Elegir el símbolo apropiado para representarla
  1. Identificar puntos de decisión
·             Formular la pregunta que origina la decisión
·             Establecer los posibles caminos de la decisión
·             Elegir el camino más frecuente de la decisión y desarrollarlo aplicando el cuarto paso
·             Retroceder a la decisión y desarrollar los caminos restantes aplicando el tercer paso
  1. Revisar el diagrama construido, verificando que no se hayan omitido tareas y que tiene una secuencia lógica. En caso de que existan dudas, realizar una observación directa del proceso o contactar los responsables del área para su aclaración.
Recomendaciones para estructurar diagramas de flujo

  1. Los símbolos del diagrama deben tener un tamaño uniforme
  2. Usar frases cortas, legibles y sin abreviaturas para el contenido de los símbolos
  3. Las líneas que representan entradas, se dibujan en la parte superior y/o izquierda del símbolo
  4. Las líneas que representan salidas, se dibujan en la parte inferior y/o derecha del símbolo
  5. Evitar el uso de líneas diagonales para enlazar los símbolos
  6. Por claridad, debe evitarse el uso excesivo de conectores





Ejemplo 1: Proceso programación de trabajos

El Jefe de Producción verifica la disponibilidad de recursos para la fecha solicitada. Si la encuentra, calcula el tiempo requerido por la máquina para dosificar el producto del cliente. Para esta tarea, necesita el peso total del producto a empacar y la medida para dosificar los sobres, ambos valores expresados en gramos. Con el tiempo de dosificación obtenido, procede a elaborar una cotización para el cliente y espera su aprobación. Si la cotización es aceptada, el Jefe de Producción elabora un programa de trabajo y lo registra en el sistema. De lo contrario, no es posible llegar a un acuerdo.

En el evento de no encontrar disponibilidad para la fecha solicitada por el cliente, el Jefe de Producción propone la posibilidad de una fecha cercana con disponibilidad de recursos. Si el cliente acepta, se realizan las mismas tareas mencionadas anteriormente, de lo contrario, no es posible llegar a un acuerdo.



Diagrama de Flujo





Fuentes


· CHIAVENATO, Idalberto. Iniciación a la organización y control. McGrawHill, 1994.
·  MEJÍA GARCÍA, Braulio. Gerencia de procesos para la organización y el control interno de empresas. ECOE ediciones, 2006.

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